Cómo Crear Una Base De Datos En Excel

Las bases de datos se utilizan en gran parte en el mundo empresarial. A través de ellas se organizan y se expresa mejor la información. Se elaboran en Excel, pues es una de las herramientas más fáciles de utilizar y además sumamente completas. ¿Sabes cómo crear una base de datos en Excel? Es sumamente sencillo.

Hay diversas bases de datos, cada una de las cuales cuentan con una estructura y una organización que es diferente, esto debido al objetivo en sí. Vamos a enseñarte paso a paso cómo crear una base de datos en Excel. No tardarás sino escasamente unos 10 minutos elaborando su estructura en sí.

¿Sabes lo que es una base de datos?

Las bases de datos son un conjunto de datos que han sido organizados según un mismo contexto, donde la información que allí se almacena, está lista y a disposición de usarse en el momento que se requiera.

En las bases de datos se almacena información diversa de un tema específico, es decir sobre personas, algún producto determinado, ventas, o lo que considere necesario. La organización se lleva a cabo en tablas, las cuales se componen por columnas y también por filas.

Es importante destacar que las tablas tienen un número determinado de columnas, pero podrás contar con cualquier cantidad de filas para vaciar la información que se requiera.

Las bases de datos son un documento donde podrás almacenar todas las informaciones que requieras. Se trata de un término que fue usado en Estados Unidos, específicamente en California en el año 1963. Para aquel momento se estaba creando la metodología de almacenamiento y de control de datos.

En sí, podríamos decir que se trata de una estructura en la que está agrupada un conjunto de información. En el mundo informático se trata de bloques de información que se agrupan en tablas y que podrán editarse en el momento que se necesita.

Hay diversas bases de datos, cada cual compuesta por diversas estructuras, sin embargo, la función es siempre la misma, almacenar información. Las tablas en sí están conformadas por columnas, pero no solo por estas, sino también por filas, a su vez, las columnas se dividen y allí podrás organizar la información que requieras de cada uno de los elementos. Generalmente este tipo de base datos son usadas por una empresa o también por algún negocio en particular.

Clasificación de las bases de datos

Las bases de datos se clasifican de distintas formas, pero comencemos según la variabilidad. Precisamente según la variabilidad se dividen en estáticas y dinámicas.

Según la variabilidad

• Bases de datos estáticas: Son de lectura estrictamente y la función principal que tienen es almacenar datos históricos.
• Bases de datos dinámicas: La información que es almacenada en ellas puede modificarse con el tiempo, es decir son editables completamente.

Según el contenido

Según el contenido, existen en sí tres tipos de bases de datos:

• De datos bibliográficos: Mantienen información concisa de un lugar o persona.
• De texto completo: Almacenan listas de fuentes primarias
• Directorios: Almacenan direcciones
• Bibliotecas de información química o biológica: Se refiere a varios libros, a diversas informaciones. Se subdividen según el tema a trabajar.

Cómo crear paso a paso una base de datos de cualquier tipo en Excel

Esta tarea no es para nada complicada, pero debemos tener bien claro cuál es la información que necesita plasmarse y cómo la organizaremos. Comencemos entonces, ¡manos a la obra!

• Busca en tu ordenador la herramienta Excel
• Abre el programa y encontrarás la opción de “Libro en blanco”, esa es justamente la que debemos elegir.
• Este libro se formará por una cantidad de columnas con una nomenclatura que está señalada en letras, mientras que las filas tienen números.
• Tendrás la oportunidad de seleccionar y también de escribir en cada cuadro, los cuales se van formando debido a la intercepción que hay entre las filas y las columnas.
• Se arma así la estructura, escribiendo en cada fila los ítems que necesitemos, puede ser fecha, marca, producto, cantidad, entre otros, pues todo dependerá de la base de datos que necesites crear.
• En el caso de referirnos a datos cuantitativos, es necesario explicar la unidad en la que se está expresando.
• Es momento de crear la tabla, esto para organizar una mejor forma y permitir un filtrado. Así tendremos que pulsar y luego arrastrar el puntero hasta donde consideremos que vamos a colocar datos. Nos vamos a Inicio y buscamos la sección de “Estilos”, específicamente la de “Dar formato como tabla”.
• Procedemos luego a elegir el estilo que más nos agrade y pasamos a seleccionarlo. Ya tenemos elaborada nuestra tabla, pero no hemos colocado en ella los datos que tenemos, es decir que continúa vacía casi por completo.
• Luego procedemos a escribir toda la información en los espacios que correspondan y guardamos nuestro archivo. En la parte superior de la tabla hay una flechas pequeñas que apuntan hacia abajo y despliegan opciones de filtrado.

¿Por qué es importante crear una base de datos para tu negocio?

Crear una base de datos para tu negocio es realmente importante. Si una empresa no cuenta con una base de datos, realmente tendrá inconvenientes para poder acceder a toda la información de sus clientes. Al tener una base de datos tendrás las siguientes ventajas:

• Acceder a la información con rapidez mejorando la productividad de todo lo relacionado a la atención del cliente.
• Podrás ingresar en ella un número ilimitado de información: En una base de datos podrás almacenar toda la información que requieras sin ocupar espacio extra.
• Varios usuarios podrán tener acceso a la misma información: Al almacenar la información en la nube, varios usuarios podrán acceder a ella a revisarla en un mismo momento y desde diferentes lugares.
• El mantenimiento es muy fácil: Estos programas de bases de datos cuentan con opciones muy fáciles para depurar la información, también para agregar datos y eliminar cualquier información que se encuentre repetida.
• La información está estructurada completamente: Es decir que cada uno de los datos contarán con una misma estructura, no habrá así dificultad para encontrar la información.

¿Cuáles son las ventajas de crear una base de datos en Excel?

La creación de una base de datos en Excel te permite una gran organización y ahorro de tiempo. Al tener la paquetería de Office, no tendrás necesidad de comprar otro programa y esto te permitirá ahorrar dinero, es decir no tendrás que invertir dinero extra en adquirir algo diferente.

De igual forma, si guardar tu libro Excel en OneDrive, esto te permitirá que varias personas puedan verlo y también editarlo desde el lugar que en el que estén e incluso en forma simultánea.

También otra de las grandes ventajas de Excel es que cuenta con varias herramientas que te permitirán ordenar la información que requieras en forma alfabética, y así podrás encontrar los datos que necesites sin ningún problema.

Resumen de los pasos para hacer base de datos en Excel

• Crea el debido documento
• Coloca las fórmulas para que funcione
• Añada el botón que servirá para guardar los datos
• Programe el botón para guardar la información
• Prueba la base de datos

Puntos básicos para el diseño de una Base de Datos en Excel

Si vas a diseñar una Base de Datos, debes considerar en primer lugar tanto las Tablas como los Campos que vayas a usar. En sí lo primero que debes hacer es organizarte y saber lo que quieres plasmar y organizar en esta base de datos, así podrás logra hacerla de forma eficiente y eficaz.

En tal sentido, es importante que tomes en consideración lo siguiente:

1.- En primer lugar es básico que identifiques las tablas de Base de Datos en Excel: Una vez que identifiques en forma adecuada todos los elementos que requieres para la información y que vayas a plasmar, deberás dividirlo por entidades. Por ejemplo, si se trata de una base de datos de un negocio en sí, deberás tomar en consideración los clientes, proveedores, bancos, productos, entre otros aspectos relevantes.

2.- Establece los campos que vayas a usar en las entidades creadas: Las entidades se representan en una tabla, que viene a ser en sí una hoja Excel, y estas cuentan con características propias que la diferencian de las otras entidades. Por ejemplo: Si la entidad es el Cliente, ésta a su vez tiene ciertos campos que debe llevar, por ejemplo, el nombre de los clientes, la identificación, datos como teléfono y dirección entre otros.

3.- Luego es importante que sean determinadas las relaciones existentes entre las tablas: Es necesario revisar las tablas creadas y luego verificar si hay relación entre ellas. Si es así es importante que se identifique el campo de relación existente.

4.- Por último es básico y fundamental tanto la identificación como la remoción de aquellos datos que se repiten: Cuando ya tengas todo diseñado, verifica en sí que no haya datos que estén repetidos, pues esto puede generar problemas y es más, ocupa mucho más espacio de almacenamiento.