Qué Es Un Archivo Con La Extensión ODS Y Cómo Puedes Utilizarlo

Las hojas de cálculos son unos de los tipos de documentos más usados y Excel es uno de los más conocidos. Sin embargo, muchos usuario no saben qué es un archivo con las extensión ODS.

Es por ello que el archivo ODS es un tipo de archivo de hoja de cálculo con las mismas características de otros programas de este tipo y es un tipo de archivo de “Outlook Express 5”, por lo tanto, en este artículo te explicaremos qué es la extensión ODS y qué programas puedes usar para abrirlos.

Programa Microsoft Excel

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que incluye programas como Word, PowerPoint, Publisher, entre otros.

Siendo Excel una hoja de cálculo que permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas.

Producto de los avances que ha tenido Microsoft Excel, hoy en día es una herramienta que se puede usar para un sinnúmero de cosas, tanto en el ámbito personal, profesional, así como dentro de cualquier empresa.

Con este tipo de programa permite organizar los datos en filas y columnas, y al introducir datos numéricos y alfanuméricos en las hojas de cálculo de Excel.

En ella puedes realizar cálculos aritméticos básicos o aplicar las funciones matemáticas de mayor complejidad y utilizar funciones de estadísticas o funciones de tipo lógica en Excel.

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Características de Excel

Entre las característica principales de Excel, se tienen que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones.

Que están formadas por columnas y filas, que le dan la forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.

En este sentido, la celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que te permite identificar la fila en la que puedes estar trabajando.

En cada celda puedes ingresar los datos numéricos o alfanuméricos, logrando tener una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto.

Siendo validado en la celda el tipo de dato que introdujiste, que por lo general dichos datos de tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

Del mismo modo existen otras características operativas de gran valor para todos los usuarios de este programa y son las siguientes:

1. Creación de Operaciones aritméticas en Excel

Otra característica de Excel es que se pueden realizar operaciones aritméticas simples como: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), siendo sencillos los cálculos aritméticos en Excel, al colocar el signo de igual (=) o el signo (+) al inicio de la celda. Como por ejemplo lo siguiente:

• Sumar =2+4+8
• Restar =9-6-3
• Multiplicar +3000*33
• Dividir +9000/33

Por otra parte, en Excel puedes escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesites, solo debes respetar el límite de los caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.

2. Creación de Fórmulas en Excel

Con Excel puedes realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, que te ayudan en efectuar cálculos sobre los datos numéricos o alfanuméricos.

Al tener estas funciones con los datos en Excel, la fórmula irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregar el resultado correcto.

En el caso de ejecutar la función Promedio te mostrará un ayudador que indicará los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.

De modo que al indicar los datos numéricos para este caso, te devolverá el promedio de los valores que ingresaste.

3. Funciones en Excel

Las funciones de Excel las puedes categorizar según la funcionalidad y en algunas de la diversas categorías.

Y así poder encontrar las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras.

Para poder conocer todas las funciones de Excel disponibles, puedes darle clic en la pestaña de Fórmulas y se mostrará todas las funciones que puedes aplicar en la hoja de cálculo.

4. Creación de Gráficos en Excel

Una de las característica más resaltantes de Excel es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos, pues al utilizar los gráficos, puedes generar tus propios reportes con la mejor interpretación y sentido de los datos presentados.

Si creas un gráfico para validar las ventas durante un período de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

• Columnas.
• Líneas.
• Circular.
• Barras.
• Áreas.
• XY Dispersión.
• Cotizaciones.
• Superficie.
• Radial.
• Cuadro combinado.

5. Creación de Datos tabulares Excel

En Excel también te permite organizar los datos de manera tabular, ya que la gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel te facilita trabajar los datos de esta manera.

Es por este motivo que Excel te ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingreses a la hoja de Excel.

Por ello, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesites darle formato de tabla de Excel, o aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.

Todo esto se debe a que al trabajar con datos tabulares en Excel, puedes ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar las herramientas avanzadas para poder analizar la información o los datos que has ingresado a la hoja de cálculo.

Qué es un archivo con la extensión ODS

Un archivo con la extensión ODS es una hoja de cálculo creada por “Calc”, un programa que crea este tipo de documentos incluido en la suite “Apache OpenOffice”.

Este tipo de archivo almacena datos en celdas que están organizadas en filas y columnas, así como también puede contener gráficos, funciones matemáticas y formato, por lo que los archivos ODS son similares a los que tienen la extensión “.XLSX”.

En este sentido, “Apache OpenOffice” es una alternativa gratuita y de código abierto a Microsoft Office, así que para ahorrar dinero, además de seguir produciendo documentos compatibles con Office.

Por lo tanto, “Calc” es el equivalente de OpenOffice a “Microsoft Excel” y por consiguiente, te permite crear hojas de cálculo que se pueden usar como rastreadores de proyectos, presupuestos, listas de tareas pendientes y otros catálogos de datos.

Además, Calc guarda las hojas de cálculo de los usuarios en archivos ODS, que son similares a los archivos XLSX de Excel.

Igualmente, los archivos con la extensión ODS se formatean utilizando el estándar basado en “XML OASIS OpenDocument”.

Este estándar es utilizado por OpenOffice, LibreOffice y otras variantes, todas las cuales guardan hojas de cálculo como archivos ODS.

Por otra parte, la diferencia entre un archivo de este tipo y uno generado por Excel, es que, si bien puedes abrir archivos ODS en Excel, es posible que se pierdan algunos detalles de formato y gráficos.

Características de un archivo con extensión ODS

Los archivos con Extensión ODS son compatibles con el programa Calc, un programa que hace de hojas de cálculo.

Además de ser útil para organizar información en celdas horizontales y verticales, este es parte del Paquete Apache OpenOffice desarrollado por Oracle, siendo este muy similar al programa Excel que es la competencia directa del programa Microsoft Office.

Algunas de las características que se puede mencionar de los archivos con extensión ODS son las siguientes:

• Son compatibles con otros programas de hoja de cálculo.
• Es gratuita su descarga.
• Se utiliza como hojas de cálculo con celdas horizontales y verticales.

Diferencias que hay entre Calc y Excel

Algunas de las diferencias que se pueden mencionar en Calc y Excel de forma detallada son las siguientes:

1.- Calc

• Es gratuito en el paquete Apache OpenOffice.
• Su extensión es ODS.
• Desarrollado por Oracle.
• Interfaz SDI o simple.
• Se puede hacer redireccionamiento de hoja.

2.- Excel

• Es pago en el paquete Microsoft Office.
• Su extensión es xlsx.
• Desarrollado por Microsoft.
• Interfaz MDI o Múltiple.
• No se puede hacer redireccionamiento de hoja.

Cómo abrir documentos con la extensión ODS

Existen diferentes programas para hojas de cálculo con los cuales puedes abrir una extensión ODS.

A continuación te presentaremos una lista con alguno der los programas para abrir este formato.

• Open Office Calc (multiplataforma).
• Microsoft Excel (multiplataforma).
• Libre Office (multiplataforma).
• Google Sheets (Web, iOS, Android, Chrome OS).

También, puedes usar “Calligra Suite” que es otra suit similar a OpenOffice con la que puedes abrir archivos ODS.

De la misma forma, si estás usando una Mac, algunos de los programas anteriores te pueden funcionar para abrir el archivo sin problemas, pero también puedes utilizar “NeoOffice”.

Asimismo, si posees el navegador Chrome puedes instalar la extensión ODT, ODP, ODS Viewer para abrir archivos con la extensión ODS en línea sin tener que descargarlos primero o instalar algún software desconocido.

Por otro lado, independientemente del sistema operativo que utilices, puedes cargar el archivo en “Google Drive” para almacenarlo en línea y obtener una vista previa en tu navegador, donde también puedes descargarlo en un nuevo formato.

Del mismo modo, “DocsPal” y “Zoho Sheet” son otros dos visores ODS en línea gratuitos.

Aunque no es muy útil, también puedes abrir un programa de hoja de cálculo OpenDocument con una utilidad para descomprimir archivos como “7-Zip”.

Sin embargo, hacer esto no te permitirá ver la hoja de cálculo de la misma manera que en “Calc” o “Excel”, pero te permitirá extraer cualquier imagen incrustada y tener una vista previa de la hoja.

Por otra parte, “Outlook Express 5” es la única versión de este cliente de correos que utiliza archivos ODS, aunque también usan archivos DBX para el mismo propósito.

Ambos archivos son similares a los archivos PST utilizados con Microsoft Outlook, así que debes tener Outlook Express instalado para poder abrir archivos ODS asociados con ese programa.

Cómo convertir archivos ODS

Puedes optar por convertir el archivo con la extensión ODS, teniendo en cuenta que la visualización no será igual y se pueden perder algunos atributos.

Por ejemplo, “OpenOffice Calc” puede convertir un archivo ODS a XLS, PDF, CSV, OTS, HTML, XML, además de otros formatos de archivo relacionados y lo mismo ocurre con los otros programas descargables gratuitos que te mencione anteriormente.

Asimismo, si necesitas convertir ODS a XLSX o cualquier otro formato de archivo compatible con Excel, simplemente abre el archivo en este último programa y luego guárdalo como un archivo nuevo.

Otra opción es utilizar el conversor online gratuito como Zamzar o Zoho Sheet, estos te permitirán convertir el archivo a DOC para usarlo en Microsoft Word, así como a MDB y RTF.

De la misma forma, “Google Drive” es otra forma de convertir el archivo en línea. En este sentido, primero cárgalo allí, luego le das clic derecho y eliges abrirlo con “Hojas de cálculo de Google”.

Una vez que lo hayas hecho, usa el menú “Archivo”, después le das clic en “Descargar” para guardarlo como un archivo XLSX, PDF, HTML, CSV o TSV.

Cómo comprimir un archivo ODS a ZIP

Si, los archivos ODS también se pueden comprimir como cualquier otro tipo de archivo, sin ningún tipo de inconveniente.

Los archivos ZIP es un formato predeterminado, disponible en Windows con el que podemos comprimir nuestros archivos para que estos ocupen menos espacio y sean más fáciles de transferir.

Ahora, el paso a paso del como comprimir un archivo ODS a ZIP.

• PRIMER PASO

Tienes que darle clic derecho con el mouse o ratón.

• SEGUNDO PASO

Luego te diriges a la viñeta donde dice “Enviar a” y se desplegarán unas opciones.

• TERCER PASO

Ahora tienes que hacer clic izquierdo donde dice “Carpeta comprimida ZIP”

• CUARTO PASO

Por último tu documento ODS estará comprimido y ocupará menos espacio.

Problemas comunes que encuentras con los archivos ODS

Puedes encontrar varios problemas al momento de abrir un archivo con extensión ODS en el programa Calc o en Excel.

Aquí te mencionaremos algunos de ellos y las posibles soluciones que puedes hacer para corregir el problema.

Por ello, te mencionaremos algunas razones y posibles soluciones que pueden solventar el problema que tengas en el momento:

El archivo está dañado

En este caso pídele a la persona que te lo envío que te lo vuelva a pasar o si lo descargaste de internet prueba con intenta nuevamente descargándolo.

No se completó la descarga del archivo Puede ser por la velocidad de tu internet, en este caso espera un poco o apaga el router de internet y vuelve a encenderlo.

El archivo ODS está infectado de un virus

De ser así es mejor que lo borres para no afectar tu computadora.

El programa tiene fallas o esta desactualizado

En este caso prueba con uno diferente, Instale y desinstale el programa o revise las actualizaciones recientes.

Prueba en ambos programas o en la versión Web de Excel para ver que ocurre, o puedes contactar a los desarrolladores para reportar el error.

Cómo evitar que se dañen los archivos ODS

Los virus, malwares y ataques de hackers siempre pueden ocurrir, puedes hacer muchas cosas para protegerlos y no perder los  datos de edición.

Igualmente puedes respaldarla de forma segura para tenerla a la mano ante cualquier problema que surja.

Para eso sigue estas recomendaciones que te presentamos a continuación:

• Puedes respaldar los archivos ODS en una unidad de hardware externo como un pendrive o disco duro extraíble u otro dispositivo o computadora.
• Crea una copia en formato de Excel XLS.
• Tienes que hacer copias de seguridad en la nube, puedes utilizar Dropbox y Google drive, o también puedes guardar respaldos en tu correo electrónico.
• Mantén siempre tus antivirus activos y actualizados, hazle frecuentemente escaneo de antivirus a tu computadora.
• Cierra adecuadamente los programas y apaga la computadora normalmente sin forzarlo.

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Como se pudo ver un archivo con la extensión ODS es una hoja de cálculo creada por “Calc”, que es un programa que crea este tipo de documentos incluido en la suite “Apache OpenOffice”.

Por ello si requieres tener este formato de archivo, sigue estos pasos presentados en este artículo y así poder aprovechar las características que presentan para todos los usuarios.